Was ein Fahrtenbuch können muss

Bisher erfüllen Fahrtenbücher die Funktion, der 1%-Regelung zu entgehen. Die gewinnerhöhende Entnahme wird dann mit dem auf die private Nutzung entfallenden Teil der gesamten Kfz-Kosten angesetzt.

Dafür muss man die für das Kfz entstehenden Kosten durch Belege und das Verhältnis der privaten Fahrten zu den beruflichen Fahrten eben durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen. Jetzt kommt ein neuer Aspekt hinzu, der die lästigen Aufzeichnungen durchaus lukrativ machen könnte, wenn die Regelung so umgesetzt wird, wie zurzeit geplant:

Der Steuerzahler muss dem Finanzamt beweisen, dass er das Fahrzeug überhaupt zu mehr als 50 % betrieblich nutzt, um z.B. weiter in den „Genuss“ der 1%-Regelung zu kommen.

Zwingend erforderlich ist ein Fahrtenbuch für die Weiteranwendung der 1%-Regelung bei mehr als 50 % betrieblicher Nutzung aber nicht. Kilometerstand am 01.01. und am 31.12. sowie der Nachweis der betrieblich gefahrenen Kilometer, jeweils mit dem Anlass der Fahrt (auch die Fahrten zur Betriebsstätte gehören dazu), genügen. Da der Gesetzesentwurf aber die Anforderungen an den Nachweis nicht genau definiert, ist zu empfehlen, so viel wie möglich aufzuzeichnen!

Wer „Aufzeichnungen über die betrieblich gefahrenen Kilometer“ führen muss, kann sich auch gleich für ein Fahrtenbuch entscheiden oder diesen Schritt zumindest in Erwägung ziehen. Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für die betrieblichen Fahrten sind aufzuzeichnen:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
• Reiseziel und Reiseroute,
• Reisezweck und
• aufgesuchte Geschäftspartner.

Das Finanzamt erkennt auch ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch an, solange sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem handschriftlich geführten gewinnen lassen. In beiden Fällen muss das Fahrtenbuch fortlaufend und zeitnah erstellt werden. Bei elektronischen Fahrtenbüchern müssen nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen sein. Sie sind nur dann unschädlich, wenn sie dokumentiert werden. Fahrtenbücher, die mit Hilfe einer Tabellenkalkulationssoftware (z.B. MS Excel) erstellt werden, sind mit Vorsicht zu genießen: Zwei Finanzgerichten zufolge bietet das Programm keine hinreichende Sicherheit gegen nachträgliche Änderungen. Bisher gibt es allerdings noch keine höchstrichterliche Entscheidung dazu.

Kfz-Halter können auch einen Dritten (z.B. Global Positioning-System, GPS) mit der Datenerhebung beauftragen und sich das Ergebnis monatlich ausgedruckt zur Verfügung stellen lassen. Die meisten Anbieter von GPS-unterstützten Geräten und Software werben z.B. im Internet damit, dass sie die Anforderungen des Finanzamts in ihren Programmen berücksichtigt haben. Die geplante Gesetzesänderung dürfte auf diesem Sektor zu hohen Wachstumsraten führen, an denen auch Kfz-Händler mit entsprechendem Portfolio partizipieren werden.

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